Ein leeren Posteingang ist Gold wert. Er bedeutet nicht nur, dass keine Tonne unbeantworteter Mails auf Deinen Schultern lastet, sondern auch, dass Du effizient Deine Mails abarbeiten kannst. Wie dies funktioniert geht, wird in diesem Artikel gezeigt.

Ein gefüllter Posteingang stellt eine Belastung dar und viele Menschen können das Mailmonster nicht beherrschen. In diesem Artikel möchte ich auf das Konzept der Zero-Inbox eingehen, also des leeren Posteingangs. Es geht darum, nicht nur alle bestehenden Mails im Posteingang zu archivieren und/oder zu löschen, sondern darum diesen auch leer zu halten. Dies ist der zweite Artikel einer Serie und wenn Du den ersten verpasst hast, solltest Du hier nachlesen! 

Die 5 wichtigen Regel

Nun geht es richtig los. Es folgen die wichtigsten Regeln, um Deinen Posteingang leer zu halten:

Regel 1: Mails zur reinen Information sofort löschen

Analysiere Deine Mails und stelle Dir die Frage, ob du überhaupt auf eine Mail antworten musst oder nicht. Oft handelt es sich bei vielen Mails nur um Informationen, die Du getrost lesen und sofort löschen kannst. Möchtest du etwas ablegen, dann speichere sie bei Trello oder Evernote.

Regel 2: Termine als Kalendereintrag führen

Terminliche Informationen, wie Abgabetermine, Geburtstage, Events und Meetings gibst Du sofort in Deinen Kalender ein und die Mail kann somit gelöscht werden. Sehr hilfreich ist, wenn der Termintext noch als Erinnerung im Kalender als Notiz eingefügt ist.

Regel 3: Von Newslettern abmelden

Zu Newslettern gehören alle Mails, die regelmäßig von anderen Webseiten Deinen Posteingang verstopfen und Dich über irgend einen Schwachsinn informieren möchten. Bestelle alle ab. Wirklich alle. Na gut, einige kannst Du behalten. We Du Informationen von einer Seite unbedingt erhalten möchtest, dann abonniereden lieber den RSS-Feed der Webseite. Mit einem RSS-Reader kannst Du selber bestimmen, wann Du die Informationen lesen möchtest und Du kannst auch ältere News damit abrufen. RSS-Reader stellen übrigens auch ein schönes Werkzeug dar, um Zeit zu sparen. Wenn Du mehr über RSS-Reader in der Automation darüber lesen möchten, gibt es hierzu auch einen Artikel.

Regel 4: Mails in 2-5 Minuten beantworten

Die Grundidee bei der Zero-Inbox liegt darin, dass Du eine Mail immer nur EINMAL öffnest. Stelle Dir noch einmal Deine Mails als ausgedruckten Papierstapel vor. Es macht überhaupt keinen Sinn, eine Mail zu nehmen, zu lesen und dann für eine spätere Beantwortung wieder auf den Haufen zu legen. Du kennst Deine Mails am besten und kannst oft schon beim Lesen der Betreffzeile oder des Absendern sehr gut einschätzen, ob die Beantwortung Dich eine kurze Zeit (2-5 Minuten) oder längere Zeit beanspruchen wird.

Öffne die Mail und wenn es kurz dauern wird, beantworte die Mail sofort. Beachte dabei folgende Punkte:

Halte Dich kurz

Verzichte auf Mail-Ballast wie Rumgeschwafel oder Smalltalk. Auch auf die Anreden oder eine Signatur kannst Du oft verzichten. Komme auf den Punkt und beschränke Deine Mails auf das Notwendigste. Besonders im internen Mailverkehr mit Kollegen wird Dir dieser Punkt leichter fallen, als mit Kunden oder Partnern, sodass Du bei dieser Personengruppe damit anfangen kannst. Wenn Dir das zu hart vorkommt, informiere Deine Kollegen darüber:

Liebe Kollegen, aus Zeitmangel und Gründen der Effizienz werde ich zukünftig meine Mails kürzer halten. Bitte nicht erschrecken, wenn ich auf Anreden und Signaturen verzichte und meine Mails auf das Notwendigste komprimiere. Euer Sebastian

Da viele Mailprogramme automatisch schon Signaturen an Mails ankleben (Sehr gut!), brauchst Du nicht unbedingt auf Deine Signatur verzichten. Auch kannst Du in Deiner Signatur auf Dein neues Mailverhalten hinweisen, so dass jeder weiß, dass Du nun effektiver arbeiten wirst.

Antworte in Aufzählungspunkten

Wie kannst Du Deine Mails verkürzen? Analysiere dazu einkommende Mails und versuche den Kern der Frage zu finden. Befinden sich mehrere Fragen in der Mail? Zerteile die Mail in mehrere Punkte und beantworte jeden einzelnen Punkt mit kurzen Sätzen. Auch Aufzählungspunkte können helfen.

Zu deiner Mail:

• Zu Frage XYZ: Nein

• Zu Frage ABC: dafür ist Kollege Herbert verantwortlich

• Zu Frage DEF: Ich werde Dich informieren, wenn es so weit ist

Sei ruhig frech in der Beantwortung Deiner Mails. Die Menschen sollen ruhig merken, dass Du es ernst meinst mit Deiner Effizienz. Wenn Du dafür bekannt bist, dass Du hilfsbereit bist und jedem antwortest und hilfst, machst Du eventuell die Arbeit anderer Leute. Mache Dir klar, dass hier Deine Lebenszeit gestohlen wird! Für eine Antwortmail suche die Frage bei Google und schicke das Google-Suchergebnis als Mail. Das ist frech und sollte nicht unbedingt beim Chef gemacht werden. Alternativ kann man die Frage wirklich beantworten und mit dem Suchergebniss abschließen. Das hilft sehr schnell, den Leuten zu verdeutlichen, dass es Tools im Internet gibt, in denen nach der Antwort zu einer Frage  gesucht werden kann.

Alternative Fragen stellen

Hast Du eine Frage, die von deinem Empfänger beantwortet werden soll, stelle auch alternative Fragen, um gleich diese Möglichkeiten abzudecken, wie zum Beispiel:

Hallo,

sind schon die XYZ geliefert worden? Wenn nicht, bitte frage bei Herbert nach, wann sie kommen. Wenn sie erst in einer Woche kommen, bitte Peter vom Vertrieb kontaktieren, damit er beim Lieferanten noch einmal Druck macht.

Delegiere

Auch ist zu prüfen, ob eine Mail überhaupt in Dein Aufgabengebiet fällt. Das Leid von vielen ist, dass sie scheinbar nicht nur gerne Mails beantworten, sondern auch die damit verbundene Aufgabe erledigen möchten. Besonders ist diese Eigenart unter Führungskräften bekannt, die lieber alles gerne selber machen, anstatt die Aufgabe/Mail zu delegieren. Prüfe also bei der Mai,l ob sie überhaupt für Dich ist oder ob sie an andere Person delegiert werden kann.

Vergebe Termine

Eine Megawaffe gegen Mails und gerade unnötige Mails ist es, bei Deinen Mails konkret einen Termin zu nennen. Rede nicht um den heißen Brei herum, sondern sei direkt und setze einen Termin.

Lösche oder Archiviere

Nach der Beantwortung bitte die Mail nun löschen. Möchtest Du sie behalten, dann archiviere sie. In Google Mail/GMail gibt es dazu sogar einen echten Button. Drauf klicken und die Mail ist aus Deinen Augen verschwunden. Juchu.

Fange bitte nicht an, die Mails in tausenden Ordnern nach Kunden oder Personen zu sortieren. Das frisst nur Deine Zeit und bringt im Grunde auch nichts. Das Archiv kannst Du super filtern und sortieren. Das geht schneller, als im Vorfeld alles einzusortieren. Wirklich! Wie Du Labels oder Ordner effektiver einsetzen kannst, erfährst Du später.

In Kürze:

• beantworte Mails sofort, wenn es kürzer als 2-5 Minuten dauert
• halte Dich kurz
• verzichte auf Floskeln, Begrüßung oder Signatur
• Informiere Deine Kollegen/Freunde darüber, dass Du Dich kurz hältst
• Finde den Kern der Frage und beantworte ihn kurz
• benutze Aufzählungpunkte
• delegiere Mails an andere
• Vergib Termine
• keine Organisation in unterschiedliche Ordner

Regel 5: Längere Mails auf “Später” verschieben

Die kurzen Mails sind nun beantwortet, aber was ist mit den längeren? Bei diesen Mails handelt es sich um Anfragen oder Aufgaben, die länger benötigen. Hier musst Du etwas recherchieren oder kreieren, um die Mail zu beantworten. Diese bitte sofort in einen “Später”-Ordner verschieben und halt auch später beantworten; zum Beispiel am Ende des Tages. Wie Du mit der Zeit für die Beantwortung von Mails umgehst, erkläre ich Dir weiter unten.

Auch bei den längeren Mails halte Dich kurz. Es bedeutet ja nicht, dass Du Romane schreiben sollst, sondern für die Beantwortung aus unterschiedlichen Gründen länger brauchst. Somit kann auch diese Mail recht kurz ausfallen.

Dieser Ordner ist leider etwas ungnädig und kann für Dich auch der größte Stolperstein für die Zero-Inbox bedeuten. Hier können sich schnell viele Mails anhäufen, zu deren Beantwortung Du nicht kommst. Wenn Du merkst, dass es bei der Mail eher um eine echte Aufgabe handelt, so behandle diese auch wie eine Aufgabe und erzeuge auf Deiner ToDo-Liste einen neuen Punkt. Als Antwort auf diese Mail kannst Du schreiben, dass Du Dich darum kümmern wirst und bald eine Antwort schickst. Nun kannst Du die Mail löschen oder archivieren.

Die 5 Regeln in Kürze:

• Lösche Mails, die nur zur Information dienen
• Termine zu einem Kalendereintrag machen
• Melde Dich bei Newslettern ab
• Wenn eine Mail innerhalb von 2-5 Minuten beantwortet werden kann, beantworte sie
• Wenn die Beantwortung der Mail länger dauern wird, verschiebe sie in einen “Später” Ordner

Trenne zwischen: Zeit für Dich und Zeit für die Inbox

Auch wenn die oben genannten Regeln schon wichtig sind, kommt hier die wichtigste Arbeitsweise um Zeit zu sparen: Nimm Dir feste Zeiten für die Beantwortung der Mails. Stelle Dir eine Erinnerung im Kalender, Wecker oder Uhr ein und beantworte Mails NUR zu dieser Zeit. Die Zeit sollte an Deine Mail-Flut angepasst sein. Am Anfang vielleicht einmal pro Stunde, später aber länger. Optimal sind zwei Alarme pro Tag.

In dieser festen Zeit beantwortest Du nur Mails. Schalte jegliche Störer aus: Schließe Deine Bürotür, schalte das Telefon und Handy auf stumm und werfen jeden aus Deinem Büro, der dich stören will. Arbeite konzentriert und fokusiert nach den obigen Regeln. Hast Du das geschafft, ist Dein Posteingang nun wieder leer. Das sollte mit einer kurzen Pause gefeiert werden. Hole Dir einen Kaffee/Tee/Gemüse-Smoothie. Schummle nicht und verschiebe das Beantworten nicht auf später.

In der Mailfreien-Zeit möchtest Du wiederum von den Mails nichts wissen. Also schalte den Mailclient oder zu mindestens die Benachrichtigung dafür aus. Wenn Du zu den Witzbolden gehörst, die mit jeder neuen Mail eine Benachrichtigung im Handy bekommen, ist nun der beste Zeitpunkt, dies für immer auszuschalten. Mails sind nicht dringend.

Kennst Du auch diese Spinner, die Dir eine E-Mail schicken und keine zehn Minuten später anrufen und fragen, wann Du die Mail beantwortest? Ein guter Zeitpunkt dem Gegenüber etwas über Effizienz zu erklären und ein klares NEIN zu sagen. Versuch es mal!

Bekannterweise ist der Vormittag die produktivste Zeit an unserem Arbeittag. Verlege die Mailfreie-Zeit auf den Vormittag und schalte den Mailalarm auf kurz vor Mittag. Wenn Du gerade mit der Zero-Inbox anfängt, wirst Du feststellen, dass Du für die Beantwortung der Mails immer noch sehr lange brauchst. Eventuell benötigst Du somit mehr und öfter Zeit dafür. Beginne damit, Dir stündlich einen Alarm zu stellen und verkürze die Zeit mehr und mehr, sodass Du mit zwei Alarmen auskommst. Am besten einmal um die Mittagszeit und einmal kurz vor Feierabend.

In Kürze:

• feste Zeiten für die Beantwortung der Mails2020
• bei der Beantwortung von Mails keine Unterbrechungen
• schalte in der Mailfreien-Zeit den Mailclient aus
• nutze den Vormittag, um produktiv an wichtigen Dingen zu arbeiten (keine Mails)
• vergrößere die Mailfreie-Zeit nach und nach
• verkürze die Zeit für die Beantwortung der Mails

Bonus Tipp

Wartest Du bei Deiner Mail oder bei Deiner Antwort auf eine Rückantwort, so kann es hinderlich sein, wenn die Mails alle im Archiv landen. Dazu gibt es den Tipp, sich einen “Waiting for others”-Ordner anzulegen. Einen Ordner, in dem alle Mails kommen, auf die Du wartest. Das klappt aber nur dann, wenn die Zeit, die Du warten möchtest, auch theoretisch unbegrenzt ist. Hierzu wäre es besser, wenn Du Dir im Kalender einen Eintrag machst, um jemanden für eine Antwort erneut anzuschubsen. Auch hilft es, wenn Du Dir einmal in der Woche oder Monat, Dir diesen “Waiting for others”-Ordner vor nimmst und prüfst, ob jemand Dir noch eine Antwort schuldig ist. Es macht nur dann Sinn, Mails in diesen Ordner zu verschieben, wenn Du auch eine Antwort hören möchtest.

Fazit

Mit den 5 wichtigen Regeln und der Arbeitsweise, wie Du Dir die Zeit für Deinen Posteingang einteilst, wirst Du zukünftig sehr effizient mit Mails umgehen können. Du wirst Zeit sparen und somit mehr Zeit für Dein Projekt finden können. Im nächsten Teil der Serie geht es dann um die Optimierung und Automatisierung Deines Posteingangs und wie Du dabei noch einmal Zeit sparen kannst.

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