Du möchtest eine Party oder ein kleines Event planen und möchtest aber nicht alles selbst organisieren oder besorgen? Kein Problem! Es gibt kleine Helferlein die Dir dabei tatkräftig unterstützen werden. Da ich persönlich gerade vor einer ähnlichen Situation stand, möchte ich Dir hier ein paar kleine Tipps geben.

Eine Party zu planen kann schon anstrengend sein. Toll ist es, wenn die Teilnehmer der Party auch Aufgaben dabei übernehmen und Dich dabei entlasten sollen. Aber wo anfangen? Es gibt drei große Bereiche die zu klären sind:

• Wer wird eingeladen? Nicht jeder ist geeignet für dein Geek-Freunde.
• Wann soll die Party steigen? Ein Zeitpunkt ist zu finden, wann alle oder die meisten Zeit haben.
• Was bringt jeder mit? Damit Du weniger Last mit der Party hast, sollen die Partyteilnehmer Aufgaben übernehmen.

Das WO, also an welchen Ort die Party steigen soll, ist einer der Hauptaufgaben für Dich als Partyorganisator. Bei Dir Zuhause, bei Oma im Schrebergärtchen oder eine offizielle Location in einer Kneipe oder Restaurant? Wenn du nicht weißt wer alles kommen wird, wird es schwer für Dich werden, die richtige Location zu finden.

Wer? – Auch jeden über alle Details informieren

Einfacher als gesagt, ist dieser Schritt: Wer soll alles zur Party eingeladen werden? Am besten legst du dir dazu eine Kategorie, Kreis oder einen Order “Party” in deinen Kontakten an, je nach Tool das du verwendest. Nun gehe deine Kontakte durch und markiere diese mit diesem neuen Kategorie. Schnell wirst du erkennen, wer alles zur Party passt und wie viele potentielle Partygäste kommen werden.

Damit Du alle zur Party einladen kannst, bedarf es EINEN Kommunikationskanal zu deinen Partygästen. Hast du von allen Handy, E-Mail und Facebook-Links? Es ist wohl Zeit, deine Kontakte zu aktualisieren. Es gibt nichts schlimmeres, wenn die Partygäste über unterschiedlichere Wege angesprochen werden müssen. Am besten ist hier E-Mail (siehe weiter Unten), weil dies der wohl gemeinsamste Nenner bei allen Kontakten ist. Sehr schlecht hingegen ist eine Gruppe in WhatsApp oder Facebook-Messenger. Warum? Gruppen-Chats ist Chaos. Jeder kann neue Themen rein werfen, es ist nicht strukturiert und wenn du der Partyorganisator bist, kann schnell Dir dabei das Heft aus der Hand genommen werden.

Wann? – Zeitpunkt für die Party festlegen

Doodle Einrichtung

Möchtest du einfach einen Termin vorgeben, dann kannst du gerne diesen Punkt überspringen. Ansonsten ist es eine tolle Idee, einen Termin zu finden der für die meisten Personen passt. Für diesen Schritt legst Du Dir unter Doodle einen Account an (kostenfrei) und trägst dort deine freien Termine ein. Am Ende erhälst du einen Teilnahme-Link, den du an deinem Anschreiben einfügen kannst. Doodle ist recht unkompliziert in der Einrichtung und Handhabung, so das ich sehr gerne Doodle für Terminplanung (Beruflich und Privat) nutze. Eine Verbindung zu Deinem Kalender ist auch möglich, denn Doodle unterstützt sowohl Google-Kalender, Office 365, Outlook sowohl auch ICS-Format.

Was mitbringen? Deine Gäste helfen mit!

Um nun zu organisieren, welcher Partygast was mir bringen soll, gibt es unterschiedliche Ansätze. Zum einen, kannst Du eine Mail an deine Gäste schicken in der ein Excel angehängt ist. Lasse Dir gesagt sein, das wird nicht gut klappen und geht auch besser.

Webseiten wie zum Beispiel Bring A Bottle oder Wer bringt was haben sich genau auf diese Problematik konzentriert und bieten einen kostenlosen Service an, um Deine Party zu organisieren. Eine Anmeldung ist in beiden Fällen nicht notwendig und es kostet dich nichts. Du erzeugst eine Liste von Dingen die zur Party fehlen, wie Würstchen, Brot, Chips, Cola und Bier. Auch ist es möglich, das Party-Mitglieder die Liste erweitern oder Kommentare hinterlassen können, für den Fall, das du nicht an alles gedacht hast. Danach wird ein Webadresse erzeugt, den du in deinem Anschreiben einfügen kannst (siehe Unten). Jeder der den Link erhält, kann nun hier bei den gesuchten Sachen seinen Namen schreiben, damit klar ist, das dies von dieser Person mitgebracht wird. Eine enorme Arbeitserleichterung, es geht schnell und es ist für alle sichtbar wer etwas mitbringt.

Anschreiben an die Partygäste

Wie schon oben beschreiben, solltest du E-Mail als Mittel zur Ansprache nutzen und keine Gruppenchats. Um es einfach zu halten, machst Du eine Rundmail und schreibst nicht jede Person einzeln an. Also eine einzige E-Mail und alle Mailadresse gehen nicht sichtbar für die Adressaten in das BCC Feld. Es wird nicht gerne gesehen, wenn du private Mailadressen von anderen Person veröffentlichst. Wenn Du Google Kontakte hast und deine Partymitglieder in Kreise organisiert, kannst Du mit einem Klick eine Mail an den Kreis schicken.

Deine Mail sollte enthalten:

• E-Mail von den Gästen in BCC
• Ort wo die Party statt findet. Aam besten mit Google Map Link, was die Navigation vereinfacht.
• Link auf Doodle für die Abstimmung für den Termin
• Link auf Bring a Bottle um zu klären, wer was mitbringt
• Deine Mailadresse für Nachfragen
• Anzahl von Adressaten die diese Mail erhalten haben

Fazit

Es muss nicht immer eine ToDo-Liste sein, oder ein Werkzeug wie Trello, um eine Party zu organisieren. Gerade die hier vorgestellten spezialisierten Tools ermöglichen es Dir, leicht eine Event mit mehreren Leuten zu planen an dem sogar alle dran mitplanen können. Zeit für eine entspannte Grillparty.