Wir leben heute in einer vernetzten Welt. Vieles von dem, was wir heute machen, wird online abgewickelt oder ist online verfügbar. Warum muss also ein E-Mail Programm noch auf einem Desktop-PC installiert sein? Wie durch das richtige Mailprogramm im Web Zeit gespart wird, erfährst Du in diesem Artikel.
Was hat ein Mailprogramm mit Automatisierung oder mit Zeitersparnis zu tun? Ganz einfach: E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsmittel, das uns viel Zeit im Laufe des Tages kostet. Der Umgang mit E-Mails darf nicht stören, behindert werden oder kompliziert sein. Würdest Du mit einem Telefon telefonieren wollen, bei dem es 2 Minuten dauert eine Nummer zu wählen oder das Gespräch maximal nur 10 Minunten dauern darf? Weiterhin spielt die E-Mail eine zentrale Rolle in der Automatisierung Deines Lebens, so dass die Auswahl des richtigen Tools, essenziell dafür ist, Dein Leben zu vereinfachen und Zeit zu sparen.
Ich muss immer wieder feststellen, dass es Menschen gibt, die noch auf Mailprogramme setzen, die auf dem Desktop-PC installiert sind. Zugegeben, diese Anzahl wird geringer, aber es gibt sie. In diesem Artikel möchte ich die Vorzüge von webgestützen Mailprogrammen aufzeigen und Tipps geben wie Du dadurch echte Zeit sparen kannst.
Wenn Du viel unterwegs bist, Reisen oder im Urlaub deine Mails checken möchtest, bedarf es einer flexiblen Lösung. Ein Mailprogramm, das auf einem PC installiert ist, kann nicht so flexibel sein. Es ist an den Rechner gebunden und das ist ein großer Nachteil. Sollte der Rechner gestohlen werden, das Programm defekt sein oder Du gerade keinen Zugriff auf den PC haben, dann bist Du mit deiner Mailkommunikation, nicht mehr erreichbar. Für viele Menschen eine Katastrophe.
Wenn Du mal versucht hast, beim Kauf eines neuen PCs die Mailhistorie vom alten PC zu übertragen, weißt Du auch wie umständlich und zeitraubend diese Prozedur ist. Also weg mit den installierten Programmen.
Zentraler Punkt: Dein Posteingang
Mit webgestützen Mailprogramm hast Du diese Probleme nicht. Der erste große Vorteil ist, dass die komplette Historie von Mails an einem Ort gelagert ist und der vom Browser aus abgerufen werden kann. Von jedem PC oder Smartphone kannst Du auf Deine Mails zugreifen. Egal ob es der PC Zuhause, bei der Arbeit, im Internetkaffee oder bei einem Freund ist. Der Zugriff auf alle Deine Mails ist immer möglich. Das spart Zeit und Du hast einige Sorgen weniger.
Nun bieten heute alle Mailprovider auch eine Weboberfläche an, um auf Deine Mails zuzugreifen. Somit kannst Du das genannte Problem umgehen und von überall auf Deine Mails zugreifen. Es gibt aber Gründe, warum Du diese nicht nutzen sollten!
Zum einem gehörst Du vielleicht zu den Menschen, die mehrere Mailadressen besitzen (ich habe mehr als 10!). Das kann historische Gründe haben, oder um zwischen geschäftlichen und privaten E-Mails zu unterscheiden. In diesem Fall musst Du dich täglich an mehreren Weboberflächen an- und abmelden, um auf Deine Mailadressen zuzugreifen. Lästig, nervig und ein Zeitfresser.
Zum anderen sind die Benutzeroberflächen der unterschiedlichen Mailprovider anderes zu bedienen. Die richtigen Funktionen wieder zu finden und die Handhabung der Weboberflächen zu erlernen, kostet Zeit.
Weiterhin können diese Weboberflächen nicht durch neue Funktionen erweitert werden. Es gibt Entwickler, die durch Browser-Plugins Funktionen von Webseiten, somit webgestützte Mailprogramme erweitern. Dies würden Entwickler nicht für kleine Mailprovider machen, sondern nur für große. Und hier kommen wir zu einer Lösung: Große Mailprovider oder Portale mit Mailfunktionen.
Ein solcher Mailprovider oder solches Portal muss mehrere Mailkonten gleichzeitig abrufen können. Meiner Meinung nach essenziell, wer zwei oder mehr Mailadressen besitzt und somit die größte Zeitersparnis: Kein Wechsel zwischen mehreren Mailprovidern. Kein Erlernen von unterschiedlichen Bedienoberflächen (nur eine Lernkurve). Zugriff auf Plugins/Erweiterungen für die Inbox.
Grenzenlose Inbox
Bei der Auswahl des richtigen Mailproviders müssen noch andere wichtige Kriterien im Vordergrund stehen. Ein Mailprogramm soll Dich nicht eingrenzen. Zum Beispiel sollen Mailanhänge nicht in ihrer Größe limitiert sein, so dass Du auch mal eine Reihe von hochauflösenden Bildern Deiner Familie schicken kannst. Gäbe es ein Limit, müssten die Bilder verkleinert werden (zeitraubend) oder auf mehrere Mails aufgeteilt werden (nervig). Generell sollte es kein oder kaum ein Limit geben, was die Größe der Inbox angeht. Gerade wenn viele Anhänge verschickt werden, sollte das Limit der Inbox nicht den Betrieb einengen.
Spam und Sicherheit
Ein der größten Zeitfresser in der Inbox sind leider die Mails selber. Ja, die Mails stören. Mails, die Du nicht haben willst oder von deinem Projekt abhalten. Gemeint sind Spams und unnötige Newsletter. Es muss jeder für sich selbst beurteilen, ob der eine oder andere Newsletter Sinn macht. Ich persönlich musste vor kurzem die Reißleine ziehen und habe mich von über 20 Newslettern abgemeldet. Die mir inhaltlich wichtigen Newsletter habe ich ebenfalls abgemeldet und bin dazu übergegangen die News der Webseiten via RSS abzurufen.
Im Bereich Spambeseitigung bietet jeder Provider Lösungen an oder es gibt externe Lösungen. Der Spamfilter muss TOP sein. Weiterhin ist die Ausführung von Trojanern durch eine Weboberfläche stark eingegrenzt, was ein weiterer großer Vorteil von Webclients ist. Ich persönlich habe in meiner Inbox eventuell einmal im Monat eine E-Mail, die ich als Spam kennzeichnen muss. Sonst bin ich Spam-frei. Kein Spam und unnötige Newsletter sparen viel Zeit bei der täglichen Prüfung der täglichen Mails.
Nun gibt es Stimmen, die sich gegen eine Weblösung ihrer Mails stehen, weil sie es nicht für sicherer halten im Web zu speichern. Da kann ich mit mehreren Argumenten dagegen halten. Wie oben beschrieben, kann ein PC abfackeln, so das ein Zugriff nur noch schwer (Backups) oder überhaupt nicht mehr möglich ist (Totalverlust). Zum weiteren ist der User oft die größte Sicherheitslücke, weil es durch unbedarftes Öffnen von Mailanhängen zur Ausführung von Trojanern oder Viren kommen kann.
Wenn Du mit einem Webclient für Deine wichtigen E-Mails arbeitet, gilt: richte eine zweistufige Authentifizierung ein. Ich kann überhaupt es nicht oft genug sagen wie wichtig das ist. Diese funktioniert von Provider zu Provider anderes, aber im Grunde geht es darum, dass nach der Eingabe des Passwortes, eine weitere Authentifizierung durchgeführt wird. Dies verhindert, dass von einem anderen (fremden) Standort aus, auf das Mailkonto zugegriffen werden kann. Wer im Web nach Erfahrungsberichten nach Menschen sucht, denen der Webclient von einem Hacker übernommen wurde, wird verstehen, was für eine Arbeit nun ansteht und wie viel Zeit es kosten wird, seine Mails wieder zu bekommen.
Filter und Zero Inbox
Zu guter Letzt noch ein wichtiger Tipp im Umgang von Mails. Nutze Filter, um Mails automatisch in Gruppen einzusortieren. Das spart enorm Zeit, wenn Du eine Mail oder einen kompletten Vorgang von mehreren Mails suchst. Solche Gruppen könnten sein: “Privat”, “Geschäftlich”, “Steuerberater”, “Wohnung”, “Newsletter”, etc. Weiterhin bin ich ein Freund von Zero Inbox. Dafür gibt es unterschiedliche Wege und Konzepte, die enorm beim Umgang mit Mails Zeit sparen. Eine dreiteilige Artikelserie dazu findest du hier (Teil 1, Teil 2 und Teil 3).
Bonus Tipp
Für Google Mail gibt es mehrere, sehr nützliche Browser-Plugins, wie zum Beispiel Cloudy, Boomerang, Secrure Mail, Streak oder Sortd.
Mittels Cloudy können Anhänge aus einem Cloudspeicher direkt an eine Mail angehängt werden. Das spart wieder Zeit im Umgang von Anhängen, weil diese nicht vorab von der Cloud auf den lokalen PC kopiert werden müssen. Das Plugin Boomerang versendet Mails zeitversetzt und mit SecureMail können Mails mit einem Passwort versehen werden. Mit Streak kann die Inbox in ein CRM gewandelt werden (Customer Releationship Management), was sehr nützlich ist, wenn Du keine teure CRM Software einkaufen willst. Außerdem unterliegt das Arbeiten mit einem CRM wiederum einem Art Workflow der Dir bei Deinem Projekt helfen kann Zeit zu sparen. Zu guter Letzt noch Sortd, das die Inbox in ein Kanban-Board wandelt. Wer zum Beispiel Trello kennt, dem sollte Kanban also ein Begriff sein. Dies ist ein zwar massiver Eingriff in das Arbeiten mit Mails und stellt auch ein Paradigmen-Wechsel dar. Aber ein guter Wechsel, wie ich finde und man sollte dem Plugin eine Chance geben.
Fazit
Du hast hier mehrere Wege gefunden, wie Du leicht und einfach Zeit sparen kannst. Webgestützte Mailprogramme die mittels einer zweistufigen Authentifizierung sicher gemacht werden können, sind keine Hexerei mehr. Als zentraler Punkt für Deine Arbeit können mehrere Mailkonten in einer Oberfläche überwacht werden, was ebenfalls viel Zeit spart.
Ich persönlich setze auf die Lösung von Google, also Google Mail / GMail. Die Oberfläche ist schlicht, ich habe eine zweitstufige Anmeldung und kann mehrere Mailkonten überwachen. Weiterhin hat es Filtermöglichkeiten, den besten Spam-Filter den ich kenne und ist dazu ist noch kostenlos. Tools zur Automation wie IFTTT oder Zapier haben darauf Zugriff, was sehr wichtig ist für die Automation von Arbeitsschritten.
Mir ist es sehr wichtig, das Du verstehst das auch diese sehr einfachen Umstellungen und Tipps eine Grundlage bildet, für spätere Schritte in die Automation. Der Webclient stellt nämlich einen elementaren Baustein in der Automation dar und sollte somit am besten funktionieren. Wer seine Inbox nicht im Griff hat, dem hilft auch keine Automation mehr.
Checkliste – Das sollte Dein Mailprogramm haben:
- Webgestützt und somit von überall Zugriff
- Verwalten von mehreren Mailadressen
- geringe Limitierung in Inbox- und Anhang-Größen
- Sehr guten Spamfilter
- Erweiterbar durch Browser-Plugins
- Zweistufen Authentifizierung für echte Sicherheit
- Filter und/oder Gruppen/Ordner
- Verbindung zu IFTTT und Zapier
Wenn Du mehr über das Zeitsparen und der Automation im Web erfahren möchtest, gibt es hierzu ein kostenloses eBook zum herunterladen.