Trello ist ein kostenfreie Aufgaben-Tool im Web, dass Dir bei deinen Aufgaben, Organisation und Planung helfen wird. Für kleine und große Projekte geeignet und ein hilfreiches und leicht zu zu bedienendes Werkzeug. Was das Multitalent Trello ist, was es kann und was noch alles mit Trello möglich ist, erfährst Du in diesem Artikel.

Trello ist als Planungstool für Teamaufgaben entwickelt worden und setzt auf die Kanban-Philosophie auf. Kanban, den Ursprung hat es als Aufgabenwerkzeug aus der Automobilindustrie, wird heute viel in der Softwareentwicklung eingesetzt. Wie Klasse diese Idee in das persönliche Organisieren von Aufgaben passt, wird hier gezeigt.

Die Basis – Wie geht Trello?

Trello stellt sich als eine Brett, einem Board, da, auf dem Deine Aufgaben als Karten abgelegt werden. Dabei werden die Karten immer in Listen auf dieser Oberfläche abgelegt. Also gibt es ein Board, Listen und Karten.

Das Board steht für ein Thema. Du wirst am Anfang mit einem Board auskommen um deine Aufgaben organisieren zu können.

Die Listen auf einem Bord, stellen Organisationsschritte dar, in denen die Aufgaben abgelegt werden. Es gibt normalerweise drei Listen wie “Anstehend”, “Aktuell” und “Erledigt”, doch es können beliebige viele Listen hinzugefügt werden um sich zu organisieren.

Die Aufgaben selbst, die Karten wie sie genannt werden, enthalten alle Details wie Beschreibung, Anhänge, Termine, Links und vieles mehr, die für die Aufgabe notwendig sind.

Die Bedingung ist einfach und intuitiv erlernbar. Trello, als Projekt- und Organisationstool für Softwareprojekte erstellt, findet auch in anderen Gebieten seine Anwendung. Das kann vom Hausbau, Partyplanung, Rezeptesammlung bis zur Reiseplanung reichen. Es funktioniert wunderbar auch für Teams die an einem Projekt mitwirken möchten.

Die Listen – wie gehst Du mit Trello um

Das Schöne an Trello ist, dass es sich sehr visuell präsentiert. Aufgaben werden auf dem Board als kleine Karten dargestellt, die in verschiedene Listen angeheftet werden. Die typische Liste sind “Backlog”, “Doing”, “Done” oder auf deutsch “Anstehend”, “Aktuell”, “Erledigt”. Aufgaben, die im Backlog stehen, sind also die Aufgaben, die noch zu erledigen sind. Die Aufgaben im Doing, sind die Aufgaben, die gerade erledigt werden und die Aufgaben im Done sind die Aufgaben, die erledigt wurden. Sehr einfach.

Wie Trello bei der Arbeit helfen kann

In diesem Beispiel ist schnell zu erkennen, was gerade als Aufgabe ansteht und welche Aufgaben schon erledigt sind. Da immer nur eine Aufgabe erledigt werden kann, ist auch nur eine Aufgabe in der Doing-Liste. Multitasking ist eine Illusion. Wenn die Aufgabe erledigt ist, wird sie in die Liste Done verschoben und eine neue Aufgabe aus dem Backlog gezogen. Die Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste legt auch die Reihenfolge fest, wie sie abgearbeitet werden. Die Aufgabe, die an erster Stelle steht, wird somit zuerst erledigt.

Da die Listenzahl nicht begrenzt ist, können weitere Listen hinzugefügt werden. Typisch wäre, dass noch eine Warten/Waiting-Liste eingefügt wird. Kommt ein Moment, indem Du auf eine andere Person oder auf ein Datum warten musst, wird die Karte von Doing auf Waiting verschoben. Das schafft Platz, um eine neue Karte aus dem Backlog zu ziehen.

Da ich relativ viel Aufgaben habe, teile ich gerne das Backlog in drei Listen auf: “cold”, “warm” und “hot”. Somit kann ich die noch zu erledigenden Aufgaben in drei Gruppen priorisieren.

Beispiel eines Trello-Boards

Auch beliebt ist die Aufteilung der Listen in “Ideas”, “Backlog”, “Next”, “Doing”, “Waiting” und “Done”. Also neben der Liste für die anstehenden Aufgaben, eine zusätzliche Liste für Ideen, die noch nicht zu einer Aufgabe gereift sind. Mit der “Next”-Liste wird ersichtlich, was als nächstes stattfinden soll.

Kurz gesagt:

• Die Listen legen die Aufgabenschritte fest
• Die Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste legt die Reihenfolge fest, wie sie bearbeitet werden sollen
• Neue Listen können mehr Übersicht bieten

Die Karten – mächtige Aufgabenpower

Wenn Du eine neue Karte auf deinem Board anlegt, vergibst du eine Überschrift für die Aufgabe und legst fest, in welcher Liste sie liegt. Das reicht für die Organisation deiner Aufgaben völlig aus und geht schnell von der Hand. Die Karten bei Trello bieten jedoch viele nützlicher Funktionen um, um die Dimensionen einer Aufgabe zu erweitern, um somit noch schneller und effizienter arbeiten zu können.

• In der Beschreibung kann die Aufgabe näher beschrieben sein oder Notizen enthalten. Gerade, wenn die Aufgabe komplexer ist, hilft die Beschreibung, diese zu verstehen. Hilfreich, um den Kopf für Neues wieder frei zu bekommen und erspart in vielen Fällen separate E-Mails an Teammitglieder mit langen Erläuterungen.
• In den Kommentaren kannst Du oder andere Personen, sofern du im Team arbeitest, kurze Texte hinterlassen. Zum Beispiel: Hinweise auf den Projektvorgang, Probleme bei der Umsetzung und Ähnliches.
• Setze Dir oder Teammitgliedern oder Deinem Virtuellen Assistenten Fristen um dein Projekt zu beschleunigen. Wenn Du mit der Liste “Waiting” arbeitest, sollte diese Funktion unbedingt genutzt werden, damit Aufgaben nicht in Vergessenheit geraten. Die dazugehörige Kalenderansicht kann exportiert werden, um die Termine in Google-Kalender oder Outlook darzustellen. Also genau dort, wo du sie brauchst.
• Einer Aufgabe lassen sich eine oder mehrere Checklisten hinzufügen. Eine Aufgabe “Einkaufen gehen” könnte also eine Checkliste enthalten, was alles genau gekauft werden soll. Später im Bau- oder Supermarkt kannst Du Deine Liste dann nach und nach abticken. Das spart Zeit und ist effizienter als eine Zettelsammlung.
• Markiere Aufgaben mit farbigen Labeln. So gruppierst du Aufgaben in Aufgabenbereiche wie zum Beispiel Marketing, Entwicklung, Vertrieb, etc. und du behältst eine bessere Übersicht. Dies ist wichtig, wenn du mit vielen Aufgaben hantierst und Prioritäten festlegen möchtest oder sogar Aufgaben delegieren willst. Nach diesen Labeln kannst du dein Board auch Filtern um noch schneller den Projektstatus eines Bereiches zu übersehen.
• Anhänge können in einer Karte gespeichert werden, sodass die Aufgabe auch als Archiv von Bildern oder Dokumenten fungieren kann. Die Aufgabe und den passenden Anhang auf einer Karte zusammen zu haben, spart das Suchen im Dokumentenordner. Trello kann sich mit Cloud-Diensten verbinden, sodass nicht nur Dokumente von der lokalen Festplatte, sondern auch aus dem Internet an die Karte angeheftet werden können. Das Drag&Drop vom Desktop aus wird ebenfalls unterstützt (cool!).

Multitalent Trello – die Einsatzmöglichkeiten

Wenn Du mit einem einfachen Aufgaben-Board anfängst, wirst Du schnell feststellen, dass es schlau ist, für unterschiedliche Themen mehrere Boards zu erstellen. Gerade wenn Du ein Projekt betreibt, solltest Du auf jeden Fall die privaten Aufgaben von Deinen Projektaufgaben trennen. Das erhöht die Übersichtlichkeit.

Trello kann auch für andere Aufgaben genutzt werden, die abseits der normalen Aufgabenbewältigung liegen:

• Darstellung von Projektabschnitten: Trello ist für die Projektplanung geeignet. Dazu werden die unterschiedlichen Schritte in Listen unterteilt, um ein Projekt fertigzustellen. Die Aufgaben liegen dann in den einzelnen Listen, was die Übersichtlichkeit erhöht.
• Artikellideen sammeln: Für Blogger, Scheiber und Journalisten – keine lose Zettelsammlung mehr. Nach dem Mindmap die Ideen für die Artikel thematisch nach den Listen einsortieren. Die Position in der Liste diktiert die Reihenfolge der Ausarbeitung des Artikels. Übersichtlich und schnell erweiterbar.
• Notizblock: Müde auf Evernote? Trello kann als einfache “Kladde” fungieren. Das Schöne daran ist, dass die Notizen übersichtlich und thematisch in den Listen sortiert werden können.
• Sammelstelle für Automation: Trello lässt sich prima mit Zapier und IFTTT verbinden (https://docs.google.com/document/d/1Ns9QgYngPATyM6iQzikF_Gkt6liUWp8sDwUWhK8ypKo/edit). Aufgaben werden automatisch durch andere Webdienste erzeugt und in Trello eingetragen. Das Zusammenspiel von IFTTT mit Trello ist ein häufiges Thema auf dieser Webseite.
• Teamarbeit: wird ein Board mit der Familie oder Teamkollegen geteilt, ermöglicht dies viele ungeahnte Wege, z.B. von gemeinsamen Einkaufslisten, Supporttickets, Aufgaben für die virtuelle Assistentin, über geteilte Arbeitsteilung an einem Projekt. Im Team entfaltet Trello seine wahre Kraft Zeit zu sparen.

Die Schattenseite – Nachteile bei der Nutzung

Es fällt mir sehr schwer hier etwas zu schreiben, jedoch es gibt sie natürlich auch. Trello kennt Grenzen.

• Trello ist kein Text-Tool. Wer, wie ich, Trello als Notizblock nutzt, wird schnell feststellen, dass längere Texte in Trello schwer geschrieben werden können. Ich Verweise bei längeren Texten stets mit einem Link auf ein Google Dokument und schreibe dort weiter.
• Trello ist kein europäisches Tool, sondern wird aus der USA heraus betrieben. Wer hier Informationen abspeichert, dem sollte klar sein, dass die Daten die europäische Grenze überspringt. Dies kann im Hinblick auf den Datenschutz und persönliche Daten von Dritten relevant sein.
• Trello ersetzt keinen Netzplan oder Gantt-Diagram. Trello ist ein anderes Konzept und wer aus der Welt der klassischen Plantechniken kommt, muss sich bei Trello umstellen, weil hier kein Bezug auf Abhängigkeiten hergestellt oder dargestellt wird. Dies kann zwar mittels unterschiedlicher Listen und der Reihenfolge der Aufgaben in einer Liste teilweise gelöst werden, stellt aber keinen vollen Ersatz dar. Ich habe jedoch schon Teams kennengelernt, die große Projekte nur mit Kanban bzw. Trello planen und umsetzen und total auf klassische Tools wie Gantt & Co verzichten.

Fazit

Trello ist ein wunderbares und übersichtliches Tool, das nicht nur die einfache Verwaltung von Aufgaben beherrscht, sondern auf unterschiedliche Weise eingesetzt werden kann. Trello ist übersichtlich in der Darstellung der Aufgaben und ermöglicht die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Verteilung von Aufgaben. Es spart Zeit, ein einziges gut funktionierendes Tool zu nutzen und nicht auf viele unterschiedliche Tools zurückzugreifen.

Es ist schon faszinierend wie nur ein Board mit Listen und Karten helfen können, damit Du Dein Projekt organisieren kannst. Aber eine Bitte zum Schluss: Plane dein Projekt und spiele mit den Karten und Listen auf Deinem Board eine Zeitlang herum, um ein Gefühl für die Arbeitsschritte, dem Workflow, der Aufgaben bekommst. Ein gut durchdachter, übersichtlicher Workflow ist die halbe Miete jeder Aufgabenplanung und Voraussetzung für schnelles und effizientes Arbeiten. Mächtige Features von Trello helfen Dir dabei, Deinen Workflow zu optimieren und Deine Aufgaben noch übersichtlicher zu gestalten

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