Neun Uhr morgens in Deutschland: Million von Menschen öffnen ihr Mailprogramm, werden von Lawinen von Anfragen erdrückt und versuchen diese größtenteils unwichtigen Mails zu beantworten. Das muss nicht sein. E-Mails sind ein wichtiges Kommunikationsmittel und sollten effizient eingesetzt werden. Es geht um Deine Zeit und wie Du sie sparen kannst, erfährst Du in dieser Artikelserie.
Jeden Morgen das Gleiche, und nach dem Urlaub ist es am schlimmsten: die Inbox Deines Mailprogramms ist randvoll zugemüllt mit E-Mails. Nach einer Studie von McKinsey wird fast 30% der Wochenarbeitszeit für dem lesen und schreiben von E-Mails genutzt (verbraucht). Gehörst Du auch zu den Leuten, die 100 oder gar 1000 Mails in Deiner Inbox vergammeln lassen und dass jeden Tag gefühlt die gleiche Menge an E-Mails dazu kommt? In diesem Artikel möchte ich, dass Du Dich rettest. Du sollst Dich vor diesem Mailmonster retten und Dir viel Zeit sparen.
Mache Dir einmal den Spaß und drucke alle Deine Mails aus, die Du in Deinem Posteingang liegen hast und Stapel sie vor Dir auf dem Schreibtisch auf (es reicht, wenn Du das im Kopf einmal durchspielst, bevor Du einen halben Regenwald durch den Drucker jagst). Nun frage Dich: Ist das übersichtlich? Nein! Um nun eine bestimmte E-Mail zu beantworten, müsstest Du Papier für Papier einmal anfassen, anlesen, bis Du die richtige Mail gefunden hast. Das kostet Zeit. Genau das machst Du aber, wenn Deine Mailbox nicht leer ist. Kommt eine neue Mail rein, geht sie in dem Wusel der anderen Mails unter. Sie blockiert die Sicht auf andere Mails. Die vielen Mails blockieren Dich. Sie frisst deine Zeit.
Wer sich mit Zeitsparen im Zusammenhang mit dem Posteingang informieren möchte, stolpert oft über den Begriff Zero Inbox. Der Begriff wurde von Merlin Mann kultiviert und steht tatsächlich für einen leeren Posteingang. Ein spannedes Thema für das wichtigste Kommunikationsmittel der Welt und somit Thema in diesem Artikel.
Leere zuerst Deinen Kopf und dann die Inbox
Eine Zero Inbox fängt mit Dir an. Wer chaotisch sein möchte und viel Zeit mit seinen Mails verbrennen möchte, kann nun aufhören zu lesen.
Wozu ist eine E-Mail eigentlich da? Kannst Du E-Mails genauso nutzen wie andere Kommunikationswege wie andere auch? Welche Kommunikationswege kennst Du?
Der schriftliche Brief, den Du heute wohl fast nur noch für Rechnungen, Verträge oder Grußpost kennst. Zur Freude der Postkartenindustrie gibt es ja Geburtstage, Weihnachten und Ostern. Das Telefon zu verbalen Kommunikation mit einer anderen Person via Festnetz, Handy oder Skype. Die geliebte E-Mail, die als Universaltalent nicht nur Schrift, sondern Bilder, Töne, Filme, Zeichnungen, Diagramme und vieles mehr transportieren kann. Ein weiterer Weg ist das persönliche Treffen mit einer oder mehreren Personen (egal ob virtuell oder in real). Weiter geht es mit WhatsApp oder Chats, bei denen meistens Texte ausgetauscht werden, jedoch eher in einer Art Gesprächsform, die nicht zu vergleichen ist mit einer E-Mail Kommunikation. Und dann noch Facebook und Foren, in denen Du etwas präsentierst (Bild, Text, , etc) und dann über eine Kommentar-Funktion einen Dialog aufbaust.
Sind alle Kommunikationswege für die gleiche Thematik geeignet? Ein deutliches “Nein”. Die erste Bitte an Dich ist es, dass Du unterscheiden solltest, welchen Kommunikationsweg für welche Art von Information Du nutzen solltest/möchtest. Da es hier um E-Mails geht, verdeutliche ich es hiermit: E-Mails sind für den sachlichen Austausch oder Fragen gut geeignet. Schlecht hingegen, wenn es um Diskussion geht. Ich hab es persönlich schon erlebt, das Kommunikationspartner in E-Mails angefangen haben zu diskutieren und an diesem Punkt entgleitet das “Gespräch” in einen groben Wortaustausch. Warum ist das so? Bei der E-Mail fehlt uns etwas. Es ist die persönliche Note, die Mimik des Anderen, die Gestik oder einfach nur der Tonfall. An einem geschriebenen Satz kann ich nicht erkennen, ob der Gegenüber es ernst meint, ob er einen Witz macht oder ob er gerade sauer ist. Deshalb macht es Sinn, gewisse Informationen verbal am Telefon oder in einem Meeting zu klären und E-Mails nur zum Informationsaustausch und Nachfragen zu nutzen.
Deine Zeit ist kostbar, denn Du möchtest mehr Zeit für Dein Projekt. Somit kommst Du um einige wichtige Punkte nicht herum:
- Nicht jede Mail ist gleich wichtig, sodass E-Mails priorisiert werden müssen
- Nicht jede Mail muss beantwortet werden
Diese Punkte können nur funktionieren, wenn Du ehrlich zu Dir selber bist. Manche Leute müllen Dich einfach nur mit E-Mails zu. Sie sind zu faul, selber Informationen zu suchen, selber die Aufgabe zu machen oder wissen einfach nicht, dass jemand anderes dafür verantwortlich ist. Schütze Dich selbst und priorisiere Deine Mails auf ehrliche Weise.
Los geht es. Ein leerer Posteingang erwartet Dich. Der hier beschriebene Weg der Artikelserie stellt meine Interpretation des Zero-Inbox-Konzeptes dar, den ich mit Automation sogar noch etwas umgewandelt habe.
Wie Du Dich befreist
Einen leeren Posteingang zu erhalten ist völlig einfach. Markiere alle Mails in Deiner Inbox und verschiebe sie in ein Archiv. Kein Witz. Zero-Inbox fängt genau so an. Der Trick besteht darin, die Inbox nicht nur leer zu machen, sondern leer zu lassen (im zweiten Teil der Serie geht es genau um das).
Der initiale Schritt den Posteingang zu leeren und alle Mails zu archivieren, ist technisch gesehen ein einfacher, aber mental der schwierigste. Aber E-Mails sind keine Schätze, die man hortet. Lass los und verschiebe sie. Die Mails sind nicht weg. Sie schlummern an einem Ort, den Du immer wieder besuchen kannst, wenn Du möchtest. Trau Dich, genieße den Moment und ärgere Dich ruhig, wenn das schöne Bild durch die erste Mail zerstört wird.
Was ist mit all den Mails, die nun dort liegen? Vergiss sie! Na gut. Einen Kompromiss solltest Du schon eingehen, bevor Du Deinen Job wegen Nichterfüllung Deiner Aufgaben verlierst. Gehe durch Deine schon archivierten Mails und beantworte alle Mails, die so wichtig sind, damit Du Deinen Job behältst. Danach mach die Klappe zu und lasse die archivieren Mail an ihrem Ort schlummern.
Da ich später noch Schritte für die Automation Deiner Mails zeige, nutze ich Google Mail für meinen Posteingang. Google Mail ist ein fantastischer Mailclient mit vielen Vorzügen. Wer mehr über die Automation mit Google Mail wissen möchte, kann hier noch weiteres erfahren.
| Ein Buch, das mir persönlich sehr geholfen hat, zwischen wichtigen und dringenden Dingen zu unterscheiden: Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg von Stephen R. Covey. |
Wie geht es weiter?
Dein Posteingang ist leer, aber das ist nur der erste Schritt. Auch wenn er schwer gefallen ist, steht nun die Herausforderung vor Dir, diese Inbox leer zu halten. Im nächsten Artikel dieser dreiteiligen Serie geht es um genau diese Herausforderung und wie viel Zeit Du dabei sparen wirst.
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